3 ASIAKIRJAN LAILLISTAMINEN KANSAINVÄLISESSÄ ASIAKIRJALIIKENTEESSÄ

 

Kansainvälisessä asiakirjaliikenteessä asiakirja on yleensä laillistettava eli legalisoitava. Laillistamisella todistetaan, että asiakirjan allekirjoittaneella henkilöllä on asiakirjassa mainittu asema ja että hänellä on siinä ominaisuudessaan ollut asiakirjan antamishetkellä laillinen oikeus antaa kyseinen asiakirja. Laillistaminen ei vahvista asiakirjan sisältöä oikeaksi.

Esimerkki: Suomessa maistraatti voi todistaa, että käännöksen on laatinut ja allekjrjoittanut auktorisoitu kääntäjä. Maistraatti ei kuitenkaan todista käännöksen virheettömyyttä.

3.1 Lähdeasiakirjan ja käännöksen laillistaminen

Lähdeasiakirja on yleensä syytä laillistaa jo ennen kääntämistä. Tällöin lähdeasiakirjan laillistamismerkinnästä (esimerkiksi siihen liitetystä apostillesta, ks. alaluku 3.3) tulee maininta myös käännökseen. Laillistaminen tapahtuu aina siinä maassa, jossa asiakirja on annettu: ulkomaista asiakirjaa ei siis voi laillistaa Suomessa ja päinvastoin.

Jos käännöksen vastaanottaja on ulkomainen taho, myös auktorisoidun kääntäjän tekemä käännös on usein tarpeen laillistaa. Laillistamismerkintä voi siis olla tarpeen hankkia sekä lähdeasiakirjaan (ennen kääntämistä) että auktorisoidun kääntäjän vahvistamaan käännökseen, jos käännöstä on tarkoitus käyttää Suomen rajojen ulkopuolella.

On hyvä huomata myös, että kääntäjien auktorisointijärjestelmät ovat kansallisia. Suomen lain mukaan auktorisoitua kääntäjää ei välttämättä tunnusteta muissa maissa, eikä Suomi välttämättä tunnusta ulkomaisen järjestelmän mukaisia kääntäjiä ja käännöksiä. Useimmiten ongelmia ei ole, jos käännös laillistetaan, mutta esimerkiksi Brasiliassa ulkomaisten virallisten kääntäjien laatimat käännökset eivät pääsääntöisesti kelpaa.

3.2 Varsinainen laillistamismenettely (ns. grand legalisation)

Varsinainen laillistamismenettely on kaksi- tai jopa kolmivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa asiakirjan antomaan ulkoministeriö laillistaa asiakirjan eli vahvistaa, että asiakirjan antajalla on antohetkellä ollut laillinen oikeus antaa kyseinen asiakirja. Toisessa vaiheessa antomaassa toimivaltainen kohdemaan (eli sen maan, jossa asiakirja on tarkoitus esittää) edustusto vahvistaa antomaan ulkoministeriön merkinnän. Joissakin tapauksissa merkinnät vahvistetaan kolmannessa vaiheessa vielä kohdemaan ulkoministeriössä.

 

Esimerkki: Nigeriassa annettu syntymätodistus halutaan esittää Suomessa lapsen rekisteröimiseksi Suomen väestötietojärjestelmään. Syntymätodistus on laillistettava ensin Nigerian ulkoministeriössä ja sitten Suomen Nigerian-suurlähetystössä. Kun laillistettu asiakirja tulee auktorisoidun kääntäjän käännettäväksi, myös siihen tehdyt laillistamismerkinnät käännetään tai niistä joka tapauksessa mainitaan käännöksessä (esimerkiksi kääntäjän vahvistuksessa).

Ulkoministeriöt ja edustustot (lähetystöt ja konsulaatit) neuvovat laillistamiseen liittyvissä kysymyksissä, koskipa kysymys asiakirjojen laillistamista ulkomaista käyttöä varten tai asiakirjan laillistamista ulkomailla.

3.3 Apostille

Apostille on eräänlainen kevennetty laillistamismenettely. Se perustuu kansainväliseen yleissopimukseen ulkomaisten yleisten asiakirjojen laillistamisvaatimuksen poistamisesta (ns. Haagin sopimus). Yleissopimukseen liittyneet valtiot ovat sopineet, että niiden välisessä asiakirjaliikenteessä laillistamismenettely korvataan apostille-todistuksella.

Ajantasainen luettelo sopimukseen liittyneistä valtioista on saatavissa englanniksi ja ranskaksi osoitteessa https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41. Sivuilla on myös muuta tietoa apostille-todistuksista. Suomeksi lisätietoa on muun muassa maistraatin verkkosivuilla ja julkisen notaarin käsikirjassa.

Haagin sopimusta sovelletaan niin sanottuihin yleisiin asiakirjoihin. Suomessa apostille voidaan siis antaa vain asiakirjaan, jonka on antanut Suomen viranomainen tai henkilö, joka on saanut viranomaiselta valtuuden tai oikeuden hoitaa tiettyjä tehtäviä ja antaa tietynlaisia todistuksia. Jälkimmäiseen ryhmään kuuluvat myös auktorisoidut kääntäjät.

Esimerkki: Avioliiton esteiden tutkinnasta annettu suomalainen esteettömyystodistus käännetään Italian viranomaisia varten. Sekä Suomi että Italia ovat liittyneet apostille-todistusta koskevaan Haagin sopimukseen. Apostille tarvitaan sekä esteettömyystodistukseen että italiankieliseen auktorisoidun kääntäjän vahvistamaan käännösasiakirjaan. Esteettömyystodistukseen liitetyllä apostillella vahvistetaan todistuksen allekirjoittaneen viranhaltijan allekirjoitusoikeus, käännökseen liitetyllä apostillella puolestaan auktorisoidun kääntäjän allekirjoitusoikeus.

Haagin sopimuksen mukaan apostille-todistus on määrämuotoinen. Se annetaan maan virallisella kielellä, eikä sitä itseään ole tarkoitettu käännettäväksi. Jos käännöksen tilaaja kuitenkin haluaa käännättää myös apostillen, kääntäminen on mahdollista.

Suomalainen apostille-todistuslomake. Suomessa on vastikään otettu käyttöön uusi, kolmikielinen apostillepohja, joka on käytettävissä valtakunnallisesti.
Englanninkielinen apostille-todistuslomake.
Venäjänkielinen apostille-todistuslomake.


Apostille-todistuksen malleja. Todistus on määrämuotoinen ja sen kohdat on numeroitu niin, että sitä ei tavallisesti tarvitse kääntää. Kääntäminen voi kuitenkin olla perusteltua etenkin silloin, jos apostille on laadittu vastaanottajalle vieraalla kirjoitusjärjestelmällä, kuten arabiaksi tai venäjäksi.