2 LÄHDEASIAKIRJA JA SEN LAILLISESTI PÄTEVÄ KÄÄNNÖS

 

Arkistolain (831/1994) mukaan asiakirja voidaan määritellä kirjalliseksi esitykseksi, jolla on tai saattaa olla oikeudellista merkitystä. Asiakirja voi ilmaista esimerkiksi oikeussuhdetta, kuten siviilisäätyä tai isyyttä, yksityishenkilön tai yhteisön oikeudellista asemaa, kuten sitä, että yhtiö on kaupparekisterissä, taikka muuta laillista oikeutta tai velvollisuutta, kuten ajo-oikeutta tai verovelvollisuutta.

Käännettävät asiakirjat liittyvät siis tavallisesti viranomaisen tai oikeuslaitoksen toimintaan taikka yksityisen tahon tekemään oikeustoimeen. Lähes aina niihin liittyy oikeusvaikutuksia: esimerkiksi isyyden tunnustaminen tuo osapuolille tiettyjä oikeuksia ja velvollisuuksia. Oikeusvaikutusten takia onkin tärkeää ymmärtää lähdeasiakirjan merkitys (ks. alaluku 2.1).

 Jotta laillisesti pätevää käännöstä voitaisiin käyttää haluttujen oikeusvaikutusten saamiseen, auktorisoidun kääntäjän on liitettävä käännökseensä lähdeasiakirja. Käännöksen laillisuudesta ja kääntäjän vastuusta kerrotaan tarkemmin alaluvussa 2.1, lähdeasiakirjan liittämisestä alaluvussa 4.4 ja asiakirjan ja käännöksen laillistamismenettelyistä luvussa 3. 

 

2.1 Käännöksen laillisuus ja kääntäjän vastuu

Auktorisoidun kääntäjän vahvistama käännös nauttii niin sanottua julkista luotettavuutta: käännöksen oletetaan lähtökohtaisesti olevan virheetön ja vastaavan lähdeasiakirjan sisältöä, jollei sitä näytetä virheelliseksi. (HE 39/2007 ja Laki auktorisoiduista kääntäjistä)

Auktorisoitu kääntäjä on juridisesti vastuussa vahvistamastaan laillisesti pätevästä käännöksestä. Vastuuta ei voi jakaa esimerkiksi käännöstoimiston kanssa, eikä käännöstoimistolla siksi ole oikeutta puuttua kääntäjän ratkaisuihin. Muita alihankintaan liittyviä hyviä tapoja ja sopimuksia luonnollisesti noudatetaan.

Kääntäjän tulisi pyrkiä selvittämään asiakkaalta mahdollisimman tarkasti käännöksen käyttötarkoitus ja käännöksen vastaanottaja. Asiakas saattaa odottaa saavansa auktorisoidulta kääntäjältä tarvittavia menettelytapoja koskevaa neuvontaa. Vaikka neuvontavelvollisuutta ei ole, on suositeltavaa, että auktorisoitu kääntäjä hyvän asiakaspalvelun nimissä tarjoaa asiantuntemuksensa asiakkaan käyttöön ja ohjaa asiakkaan kääntymään kulloinkin asianomaisen viranomaisen puoleen säilyttäen kuitenkin puolueettomuutensa ja objektiivisuutensa.

Laillisesti pätevään käännökseen kuuluu kääntäjän siihen erottamattomasti ja todisteellisesti liittämä käännöksen lähdeasiakirja, sillä vain kääntäjä voi tietää, mistä asiakirjasta käännös on laadittu.

Käännökseen liitettävä asiakirja voi olla statukseltaan

  • alkuperäinen
  • virallisesti vahvistettu jäljennös: asiakirjan antaneen viranomaisen tai julkisen notaarin todistama jäljennös alkuperäisestä asiakirjasta
  • oikeaksi todistettu jäljennös: kahden esteettömän ja luotettavan henkilön vahvistama jäljennös alkuperäisestä asiakirjasta
  • oikeaksi todistamaton jäljennös

Vastaanottava viranomainen ratkaisee sen, mitä kulloinkin tarvitaan, ja vaatimukset vaihtelevat tapauskohtaisesti. Käännöksen tilaaja selvittää käännöksen vastaanottajalta käännettävän asiakirjan vaatimukset. Lue tarkemmin asiasta alaluvusta 4.4. Käännöksen ja lähdeasiakirjan yhteen liittäminen.

2.2 Otteittaiset käännökset

Asiakirja on perustellusta syystä mahdollista kääntää myös osittain. Tästä on mainittava käännöksen otsikossa ja kääntäjän vahvistuksessa. Asiakirjan alusta ja lopusta on joka tapauksessa käännettävä osat, joista käyvät ilmi

  • asiakirjan julkaisija
  • asiakirjan luonne tai nimi
  • mahdolliset toimivaltaisuutta ja asiakirjan pätevyyttä koskevat tiedot
  • asiakirjan yksilöimisen kannalta olennaiset tiedot (esimerkiksi se, mistä ja kenen antamasta asiakirjasta on kyse)
  • asiakirjan päiväys sekä
  • asiakirjan allekirjoittajan nimi ja asema.

Kääntäjä mainitsee, kuka käännettävät tekstikohdat on poiminut. Yleensä poiminnan tekee käännöksen vastaanottava viranomainen.

Mikäli asiakas jo työstä sovittaessa ilmoittaa haluavansa otteittaisen käännöksen ja kertoo, mitkä kohdat on käännettävä, häneltä on tiedusteltava, kuka poiminnan on tehnyt. Esimerkiksi yksityishenkilö ei välttämättä tiedä, mitkä kohdat on tarpeen kääntää, jolloin kääntäjä voi pyytää asiakasta selvittämään asian käännösasiakirjan vastaanottajan kanssa.

Otteittaiseen käännökseen liitetään aina kopio koko lähdeasiakirjasta, ja käännetyt (tai pois jätetyt) kohdat merkitään sekä liitettyyn lähdeasiakirjaan että käännökseen. Asiasta mainitaan käännöksessä, ja merkintätapa kuvataan.

2.3 Käännöksen vahvistaminen

Laillisesti pätevä käännösasiakirja voi olla vain auktorisoidun kääntäjän vahvistama paperinen käännös siihen erottamattomasti ja todisteellisesti liitettyine lähdeasiakirjoineen. Kääntäjän vahvistus sisältää vahvistuslausekkeen, allekirjoituksen ja mahdollisesti leiman.

Auktorisoidulla kääntäjällä on oikeus vahvistaa käännös vain siinä kieliparissa ja käännössuunnassa, johon hän on saanut oikeuden. Jos lähdeasiakirjassa on mukana muita kieliä, menetellään, kuten on neuvottu jäljempänä luvussa 5 Kääntäjän huomautukset tai alaluvussa 5.4 Kieli, jonka kääntämiseen kääntäjää ei ole auktorisoitu. Vahvistustekstin muotoilua käsitellään tarkemmin alaluvussa 4.3.

Jos auktorisoitua kääntäjää pyydetään vahvistamaan toisen tekemä käännös, hän ottaa käännöksen nimiinsä ja vastaa sen oikeudellisuudesta. Siksi hänen on varmistettava, että käännös on laadittu sisällöltään ja muodoltaan oikein sekä laillisesti pätevältä käännökseltä edellytettävien periaatteiden mukaisesti.

Suomessa ei toistaiseksi voida vahvistaa käännöstä sähköisesti eikä laillistaa sähköisiä asiakirjoja (ks. luku 3 Asiakirjan laillistaminen kansainvälisessä asiakirjaliikenteessä). Joskus käännös voidaan esimerkiksi asian kiireellisyyden vuoksi toimittaa asiakkaalle sähköisesti, mutta tällöinkin on muistettava, ettei sähköinen käännösasiakirja ole laillisesti pätevä (ks. alaluku 4.6 Sähköinen käännösasiakirja).