Tietosuojaseloste jäsenille ja sidosryhmille

 

Laatimispäivä 25.5.2018

Päivitetty 3.9.2018

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”seloste”) kertoo, kuinka Suomen kääntäjien ja tulkkien liitto SKTL ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen ja verkkosivun yhteydessä sekä toiminnassaan eri sidosryhmien kanssa. 

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Suomen kääntäjien ja tulkkien liitto ry.
Osoite: Meritullinkatu 33 A 32, 00170 Helsinki
Y-tunnus: 0202183-3
Puh.: +358 (0)44 3445 205

Sähköposti: sktl@sktl.fi

Verkkosivu: www.sktl.fi

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Suomen kääntäjien ja tulkkien liitto (jäljempänä ”liitto", ”SKTL”, tai ”yhdistys”). Suomen kääntäjien ja tulkkien liitto vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Tietosuojasta vastaava henkilö:

Toiminnanjohtaja Kristiina Antinjuntti

Sähköposti: sktl@sktl.fi

2. Henkilötietojen kerääminen

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien, yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden tai apurahansaajien henkilötietoja (”rekisteröity”).

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka

  • olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi, tilaat uutiskirjeemme, päivität jäsenyyden aikaisia tietojasi, haet meiltä apurahoja tai ilmoittaudut tapahtumiimme;
  • syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun kirjaudut jäsensivuille ja/tai päivität tietojasi jäsensivujen Kääntäjä- ja tulkkihakupalvelussa; ja
  • saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Postin osoitetietojärjestelmästä.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • henkilötiedot kuten sukunimi, etunimet, edellinen nimi, syntymäaika ja joissain tapauksissa henkilötunnus, postitusosoite, lisäosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumerot, sähköposti, äidinkieli, koulutus, sukupuoli, sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
  • jäsenyystiedot kuten liittymispäivä yhdistykseemme, jäsenjaosto ja/tai mahdollinen paikallisosasto, jäsenlaji, jäsennumero, jäsenmaksutiedot, markkinointiluvat- ja kiellot, laskutusosoite yms.;
  • jäsensuhteen hoitaminen kuten yhteydenottosi ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröidyn oikeuksia koskevat kirjaukset;
  • luottamustehtävät Suomen kääntäjien ja tulkkien liitossa (mukaan lukien jaostot ja paikallisosastot) sekä verkostoissamme (mm. kansainväliset yhteistyökumppanimme)
  • verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset) ja
  • muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten. Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

3.1 Jäsensuhteen hoitaminen, järjestötoiminta ja jäsenpalvelujen toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista, järjestötoimintaa, jäsenpalvelujen toteuttamista sekä jäsenmaksujen perintää varten.  Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseemme jäsensuhteeseen (sopimus). Käsittelemme jäsentietoja myös tapahtumaosallistumisia koskien, mikäli ilmoittaudut tapahtumiimme.

3.2 Jäsen- ja sidosryhmäviestintä sekä markkinointi

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle toiminnastamme, koulutuksistamme, jäseneduistamme ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös jäsenpalvelu- ja muita tutkimuksia sekä jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä markkinointiin (katso tämän selosteen kohta 8). Emme luovuta jäsentemme tietoja ulkopuolisten suoramarkkinointiin. Jäsenen tietoja voi kuitenkin etsiä SKTL:n kääntäjä- ja tulkkihakupalvelusta, jos jäsen on tiedot sinne itse lisännyt tai pyytänyt lisättävän.

3.3 Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.

3.4 Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.  

3.5 Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.  

 

4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Rekisteristä ei tehdä säännönmukaisia luovutuksia kolmansille osapuolille. Voimme kuitenkin luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

  • lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten mahdollisten apurahatietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten sähköisessä muodossa
  • toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
  • kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme esim. yhdistyksen jäsenyyteen liittyviä henkilötietoja jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
  • kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
  • sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten.

5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Emme siirrä jäsentemme henkilötietoja rekisteristämme säännönmukaisesti EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle. Kääntäjähakupalvelumme tiedot ovat kuitenkin julkisesti verkon käyttäjien nähtävillä ja hakupalvelua voidaan käyttää mistä päin maailmaa tahansa.

Voimme kuitenkin siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti. 

Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Esimerkiksi, meille jonkin palvelun toteuttava palveluntarjoaja voi siirtää henkilötietoja Yhdysvaltoihin palvelun tuottamisen yhteydessä. Tässä tapauksessa henkilötietojen asianmukaiset suojatoimet on toteutettu siten, että palveluntarjoaja on sitoutunut Yhdysvaltojen ja EU:n väliseen ns. Privacy Shield -järjestelyyn tai käytämme EU-komission hyväksymiä tietosuojan mallisopimuslausekkeita. Lue Privacy Shield järjestelystä täältä https://www.privacyshield.gov/welcome.

6. Evästeet

Käytämme evästeitä (cookies) verkkosivulla www.sktl.fi kirjautuneille käyttäjille. Seuraamme myös verkkosivumme kävijämääriä Google Analyticsin välityksellä sekä tallennamme sosiaalisen median Addthis-jakonappien välityksellä evästeitä käyttäjille. Verkkosivumme kerää myös IP-osoitteita palvelinlokiin, mutta näitä kerättyjä tietoja ei yhdistetä mihinkään henkilötietoihin.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta. 

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toimintaa, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen. Tällöin verkkosivu ei välttämättä toimi häiriöittä.

Voit lukea lisää evästeistä Viestintäviraston verkkosivuilta ja SKTL:n evästekäytännöistä.

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. 

Henkilötietoja säilytetään jäsensuhteen ajan ja poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa sekä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai mahdollisiin oikeusvaateisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi markkinointikieltoa tai rekisteröidäksemme jonkin muun perustellun toimen.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. 

8. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot SKTL:lle, SKTL käsittelee henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen sktl@sktl.fi. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.

 

9. Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi. Tehtäviensä puitteissa liiton jäsenyhdistysten toimihenkilöillä ja määritellyillä luottamushenkilöillä on pääsy yhdistyksensä henkilöjäsenten tietoihin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti. 

Pyrimme kuitenkin huolehtimaan tietoturvasta mahdollisimman hyvin ja olemmekin tietosuoja-asetuksen voimaan astumisen myötä päivittäneet tietoturvakäytäntöjämme.

 

10. Selosteen muutaminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.sktl.fi.

 

11. Ota yhteyttä

Voit kysyä tästä selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla yhteyttä SKTL:n toimistoon (www.sktl.fi/yhteystiedot/)