Julkisilla asiakirjoilla tarkoitetaan väestörekisteriasiakirjoja, tyypillisimmin virka- ja esteettömyystodistuksia ja merkinnättömiä rikosrekisteriotteita, joiden käännökset on täytynyt vahvistaa auktorisoidun kääntäjän vakuutuksella ja joskus varustaa apostille-todistuksella. Uudella asetuksella halutaan vähentää byrokratiaa, aikaa ja kustannuksia, kun EU:n kansalaisen on esitettävä julkinen asiakirja jossakin toisessa EU-maassa.
Käytännössä muutos toteutetaan siten, että useimmille asiakirjoille laaditaan monikieliset vakiolomakkeet. Jos julkinen asiakirja on esitettävä toisessa jäsenvaltiossa, kansalliset viranomaiset täyttävät tällaisen monikielisen vakiolomakkeen, ja se liitetään kansalliseen asiakirjaan. Vakiolomake sisältää kyseisen yleisen asiakirjan esikäännöksen, eikä kansalaisen näin ollen tarvitse hankkia käännöstä asiakirjasta. Monikielisiä asiakirjoja ei siis voida käyttää yksinään, vaan ne on liitettävä kyseisiin kansallisiin asiakirjoihin. Näin poistuu tiettyjen asiakirjojen käännättämisen tarve ja esimerkiksi avioliiton solmimiseen tai asunnon hankkimiseen liittyvät muodollisuudet helpottuvat hieman.
Asiakirjatyypit vaihtelevat maasta toiseen, mutta asetus koskee yleisesti sellaisia julkisia asiakirjoja, joiden sisältö on tiukan vakiomuotoinen. Esimerkiksi tuomioita tai tutkintotodistuksia asetus ei koske, ei myöskään rikosrekisteriotteita, joissa on merkintä. Yrityksiä koskevat asiakirjat eivät kuulu asetuksen piiriin, joten ne ja kansalaisia koskevat muut kuin vakiomuotoiset asiakirjat on edelleen käännätettävä ja useimmiten myös varustettava auktorisoidun kääntäjän vahvistuksella, joskus vaaditaan apostille-todistuskin. Auktorisoitujen kääntäjien tarve ei siis lopu asetuksen voimaantulon myötä.
Jäsenvaltioilla on kaksi ja puoli vuotta aikaa asetuksen voimaantulosta valmistella käytännön toimet, joilla asiakirjaliikenne helpottuu. Vuoden 2018 loppupuolella EU-mailla tulisi olla käytössään kansallisia asiakirjoja vastaavat monikieliset vakiolomakkeet.
Lue tiedote kaikilla EU-kielillä.