Asetuksen mukaan EU-maan viranomaisten on hyväksyttävä toisen jäsenvaltion antamat yleiset asiakirjat tai niiden jäljennökset ilman aitouden vahvistavaa apostille-todistusta. Kyseisistä asiakirjoista ei myöskään tarvitse enää esittää käännöstä, vaan viranomaiselta voi saada monikielisen vakiolomakkeen asiakirjaan liitettäväksi. Suomessa maistraatti liittää pyynnöstä valkiolomakkeen väestötietojärjestelmästä annettavaan otteeeseen ja oikeusrekisterikeskus rikosrekisteriotteeseen.
Vakiolomakkeiden saatavuus vaihtelee eri EU-maissa, mutta EU:n oikeusportaalista on löydettävissä yhdentoista eri aihepiiriä koskevan lomakkeen pohjat. Ne voidaan täyttää sähköisesti ja liittää asiakirjaan käännösavuksi.
Yksi asetuksen vaatimuksista on, että kun asiakirjasta vaaditaan käännös, viranomaisen on hyväksyttävä missä tahansa EU:n jäsenvaltiossa tehty, oikeaksi todistettu käännös.
Asetuksen tarkoittamat yleiset asiakirjat ovat tavallisesti varsin määrämuotoisia, useimmiten perhe- ja jäämistöoikeudellisia asiakirjoja, eivätkä esimerkiksi koulu-, tutkinto- tai työtodistukset kuulu asetuksen piiriin.
Lisätietoja:
EU:n oikeusportaali
Ulkoministeriön tiedote EU:n asetuksen 2016/1191 voimaantulosta
Oikeusministeriön tiedote EU:n asetuksen 2016/1191 voimaantulosta