Mitä voi laillistaa, mitä ei?
Suomessa julkinen notaari tekee joka asiakirjasta oman ratkaisunsa. Notaari tarkistaa, että asiakirja on alkuperäinen eli siinä on esimerkiksi musteallekirjoitus. Jos asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti, alkuperäinen asiakirja on sähköinen. Sen tuloste on vain kopio, jota ei voida laillistaa. Sähköisen asiakirjan tulosteen voi silti kääntää ja käännöksen laillistaa tavalliseen tapaan.
DVV:n omat sähköisesti allekirjoitetut todistukset voidaan laillistaa sellaisinaan, koska notaari voi varmistaa niiden aitouden DVV:n järjestelmästä. Notaari ei pääse muiden viranomaisten eikä yritysten tietokantoihin, joten näiden tahojen antamia sähköisiä asiakirjoja ei voida laillistaa. Sähköisesti allekirjoitettua lääkärintodistusta ei laillisteta, ellei siinä ole musteallekirjoitusta.
Ei lähdeasiakirjaa, ei oikeusvaikutuksia – ei apostillea
Nykyään käännös voidaan laillistaa vain, jos lähdeasiakirja on liitetty siihen todisteellisesti, yleensä viuhkaliitännällä. Ruotsalainen korosti, että käännöksellä ei ole oikeusvaikutuksia ilman lähdeasiakirjaa. Oikeusvaikutukset ovat lähdeasiakirjassa, ja käännös mahdollistaa siihen tutustumisen.
Käännöksen laillistamisen kannalta ei ole oleellista, onko lähdeasiakirja alkuperäinen ja onko käännös otteittainen vai kokonainen: notaarin vahvistus koskee kääntäjää, ei käännöstä. Jos käännös on otteittainen, kääntäjä tekee tästä ohjeiden mukaisen maininnan käännökseen. Jos sekä lähdeasiakirja että sen käännös tulee laillistaa, notaari voi laillistaa ne yhtä aikaa, kun asiakirjat on liitetty yhteen.
Liite vai oma asiakirja?
Nykykäytännön mukaan asiakirjan ja sen liitteen voi kääntää samaan käännökseen, jos asiakirjassa on maininta tästä liitteestä. Rajatapauksissa mietitään, onko liitteellä omia oikeusvaikutuksia, jolloin liite käännetään erikseen. Epäselvissä tapauksissa asiakirjat käännetään erikseen.
Aiemmin useita asiakirjoja voitiin laillistaa samaan nippuun. Nykyään kukin asiakirja laillistetaan aina erikseen.
Leimat ajan tasalle
Kääntäjän leimassa olevan nimen tulee vastata kääntäjärekisterin tietoja. Nimeä ei pidä lyhentää, ja nimen muuttuessa leima päivitetään. DVV ei voi tarkistaa kääntäjän henkilötietoja ilman kääntäjän suostumusta, joten notaari ei saa tietoa esimerkiksi nimenmuutoksista. Jos kääntäjä kuolee, tiedot poistuvat kääntäjärekisteristä ja siten DVV:n näkyviltä. DVV voi tarvittaessa selvittää asiaa Opetushallituksesta.
Ruotsalainen kertoi myös notaaritoiminnan sähköistämisprojektista. Toivottu projekti on edelleen jäissä, koska rahoitus puuttuu.
